Privacybeleid

Gegevensbeschermingsbeleid ?  MyKot

Laatste update 15/05/2023

 

 

Inleiding

1. Over MyKot

 

Het MyKot-platform (www.mykot.be) biedt toegang tot en voorziet in bepaalde diensten die u gebruikt en/of waaraan u deelneemt.

 

Het MyKot-platform tracht studenten en kotbazen op een eenvoudige manier samen te brengen. Dit is enkel mogelijk mits hiertoe persoonsgegevens vanwege de gebruikers worden verstrekt en verwerkt. Door middel van deze Privacy Policy wenst MyKot de gebruikers van het platform te informeren omtrent de wijze waarop uw persoonsgegevens worden verzameld, bewerkt en gebruikt.

 

Deze Privacy Policy kan worden gewijzigd, bijvoorbeeld naar aanleiding van nieuwe functies op de website. We raden u dan ook aan om deze Privacy Policy regelmatig te consulteren. Belangrijke wijzigingen zullen via onze website worden aangekondigd. Deze versie van het Privacy Policy werd op 15 mei 2023 voor het laatst gewijzigd.

 

Het MyKot-platform wordt gezamenlijk beheerd door:

 

1. Brik ? Student in Brussel vzw (hierna ?Brik?), ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer 0464.281.788 en met maatschappelijke zetel gevestigd te Zavelput 20, 1000 Brussel. 

 

2. PLATEFORME LOGEMENT ÉTUDIANT (hierna ?PLE?) , ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer 0506.675.837 en met maatschappelijke zetel gevestigd te Franklin Rooseveltlaan 50, bus 129-05, 1050 Brussel. 

In het kader van haar activiteiten en diensten verwerkt MyKot onder andere persoonsgegevens van gebruikers. Wat deze verwerkingsactiviteiten betreft, handelen Brik en PLE  als 'Gezamenlijke Verwerkingsverantwoordelijken' overeenkomstig artikel 26 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming zijn ze verantwoordelijk voor de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze hoedanigheid streven Brik en PLE ernaar de toepasselijke gegevensbeschermingswetgeving na te leven, zoals, vanaf 25 mei 2018, de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming 2016/679 (de 'Verordening' of de 'GDPR') en alle toepasselijke nationale wetten ter uitvoering van EU-richtlijn 95/46 in verband met de verwerking van persoonsgegevens of die de GDPR verder aanvullen. 

 

1. Brik en PLE  hechten belang aan uw privacy 

 

Brik en PLE streven ernaar een betrouwbare partner te zijn en wilt daarom uw persoonsgegevens respecteren en beschermen.

Dit Gegevensbeschermingsbeleid heeft tot doel uit te leggen hoe we uw persoonsgegevens verzamelen, opslaan, gebruiken en verstrekken telkens als u gebruik maakt van onze producten en diensten, onze websites of anderszins met ons in interactie treedt. Dit Gegevensbeschermingsbeleid somt daarnaast uw rechten op en legt uit hoe u deze rechten kunt uitoefenen. 

Lees dit Gegevensbeschermingsbeleid aandachtig zodat onze verwerking van uw persoonsgegevens zo transparant mogelijk is.

Vergewis u er ook van dat uw werknemers behoorlijk worden ingelicht over de verwerking van hun persoonsgegevens door Brik en PLE, en dat waar nodig hun toestemming wordt verkregen met de gegevensverwerking, zoals die in dit Gegevensbeschermingsbeleid wordt beschreven.

 

1. De volgende principes staan centraal in de manier waarop wij uw persoonsgegevens verwerken. 

 

• Transparantie en behoorlijkheid: Wanneer wij uw persoonsgegevens verzamelen en verwerken, lichten wij u in over wie deze gegevens verzamelt en ontvangt, en waarom. 

• Rechtmatigheid:  Brik en PLE verzamelen of verwerken persoonsgegevens niet zonder rechtmatige grond. Wanneer dat wettelijk vereist is, vragen wij steeds uw voorafgaande toestemming (bv. voor zover nodig in het kader van een direct marketing campagne).

• Finaliteit: Wij gebruiken uw persoonsgegevens voor pertinente zakelijke doeleinden (bv. om diensten te verlenen, om de relaties met (ver)huurders te beheren, voor marketingactiviteiten, om de gebruikers beter van dienst te zijn, om tevredenheidsenquêtes uit te voeren, om rapporten op te stellen en onze wettelijke verplichtingen na te komen). Wij gebruiken uw persoonsgegevens nooit voor doeleinden die niet verenigbaar zijn met de doeleinden die in dit Gegevensbeschermingsbeleid vermeld staan of elders aan u worden meegedeeld.

• Noodzakelijkheid en evenredigheid: Wij verzamelen alleen de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor gegevensverwerking, zoals uitgelegd in dit Gegevensbeschermingsbeleid. Wij verzamelen gevoelige gegevens alleen wanneer dit relevant is. Wij nemen alle redelijke maatregelen om ervoor te zorgen dat uw persoonsgegevens juist, volledig en geactualiseerd zijn. Wij verstrekken uw gegevens alleen aan dienstenpartners en -verleners voor zover dat nodig is om onze diensten te verlenen of de wettelijke verplichtingen na te komen.

Deze principes worden verder uiteengezet in verschillende punten hieronder.

1. Op welke activiteiten heeft het verzamelen van gegevens betrekking?

Dit Gegevensbeschermingsbeleid is van toepassing op alle gegevensbronnen die  Brik en PLE verzamelen en verwerkt in de context van de uitvoering van haar activiteiten en diensten. 

 

1. Wiens persoonsgegevens worden verwerkt?

Wij kunnen uw persoonsgegevens verzamelen en verwerken afhankelijk van de hoedanigheid waarop u het MyKot-platform gebruikt. 

 

Indien u zich hierop als kotbaas aanmeldt zullen volgende categorieën worden verwerkt:

 

• Naam en voornaam
• Taal 
• Geboortedatum
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Adresgegevens
• Bedrijfsgegevens
• Activiteiten op het MyKot-platform (bv. IP-adres, locatiegegevens enz.)
• Rekeningnummer (facultatief)
• Verdere gegevens die u aan het MyKot-platform toevoegt (waaronder de kotbaas studio?s/kamers) 

 

Indien u zich op het MyKot-platform inschrijft als student  zullen volgende categorieën worden verwerkt:

 

• Naam en voornaam
• Taal 
• Geboortedatum
• E-mailadres
• Adresgegevens (facultatief)
• Inschrijvingsbewijs (facultatief)
• School (facultatief)
• Rekeningnummer (facultatief)
• Activiteiten op het MyKot-platform (bv. IP-adres, locatiegegevens enz.)
• Verdere gegevens die u aan het MyKot-platform toevoegt

 

Indien u het platform louter bezoekt zonder zich te registreren zullen louter persoonsgegevens worden verzameld op basis van cookies (zie titel 5), waarbij voornamelijk het IP-adres, locatiegegevens en voorgaande bezoeken worden verwerkt. 

 

1. Hoe verzamelen wij uw persoonsgegevens?

 Brik en PLE kunnen uw persoonsgegevens op verscheidene manieren verzamelen:

 

• Wij verzamelen uw persoonsgegevens rechtstreeks van u tijdens onze interactie met u (bv. wanneer u contact opneemt met Brik of PLE, kunnen Brik of PLE die correspondentie bewaren), wanneer u een online (aanvraag)formulier invult, wanneer u een account aanmaakt op onze website enz.

 

• We zouden u ook kunnen vragen om enquêtes in te vullen die we gebruiken voor onderzoeksdoeleinden, ook al hoeft u daar niet op in te gaan.

 

• Wij kunnen details opslaan van uw bezoeken aan onze website met inbegrip van, maar niet beperkt tot, gegevens over dataverkeer, locatiegegevens, weblogs en andere communicatiegegevens, en de hulpbronnen die u aanspreekt.

 

• Wij kunnen ook gegevens verzamelen over uw computer of apparaat, zoals het IP-adres, besturingssysteem of browsertype. Deze gegevens worden verzameld voor het goede beheer en de goede werking van onze website. Om deze gegevens te verzamelen maken we gebruik van cookies.

 

1. Cookies 

Om u een betere ervaring te bezorgen wanneer u onze website bezoekt, verzamelen wij bepaalde informatie automatisch met behulp van technologieën. Op onze website wordt gebruik gemaakt van cookies of vergelijkbare technologieën. Cookies zijn kleine tekstbestandjes die uw browser op uw computer opslaat wanneer u een website bezoekt. Deze dienen bijvoorbeeld om uw voorkeuren op een website te onthouden, het IP-adres en locatiegegevens te vernemen of kunnen gebruikt worden voor statistische doeleinden.

 

U kan er steeds voor kiezen cookies uit te schakelen, en de reeds opgeslagen cookies te verwijderen. Dit kan u doen door de instellingen van u browser aan te passen. Hiervoor verwijzen we door naar de support-pagina van uw webbrowser.

 

Als u onze websites gebruikt, kunnen wij gegevens verzamelen over de browser die u gebruikt en over uw surfgedrag.

Voor het overige verwijzen wij u naar ons Cookie Policy, dat meer informatie bevat over de verwerking van gegevens in deze context.

 

1. Voor welke doeleinden gebruiken wij uw persoonsgegevens? 

 Brik en PLE zullen uw persoonsgegevens slechts verwerken in de gevallen toegelaten overeenkomstig de verwerkingsgrondslagen zoals voorzien door art. 6.1 AVG.

 

 Brik en PLE verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende eventuele doeleinden en alle andere doeleinden die daarmee verenigbaar zijn: 

• Om de wettelijke verplichtingen na te komen en de belangen en activa van Brik en PLE te beschermen.

• Om met u te communiceren: u kunt op verschillende manieren contact met ons opnemen (via onze website, telefonisch, via e-mail ...) om ons vragen te stellen, informatie te vragen, opmerkingen te geven enz. Wij gebruiken uw persoonsgegevens om met u te communiceren en uw vragen te beantwoorden. 

• Om diensten te leveren waartoe u zich inschrijft bij het MyKot-platform, namelijk het in contact brengen van kotbazen en studenten op de markt van koten en het mogelijk maken tussen partijen eenvoudig een overeenkomst te sluiten. Hierbij worden de gegevens tussen student en kotbaas uitgewisseld (uitvoering overeenkomst). 

• Om anonieme statistische gegevens te verzamelen omtrent de Brusselse studentenverhuurmarkt. 

• Voor het gebruik van internetportalen. 

• Om aan de kotbazen verslag uit te brengen over de resultaten van tevredenheidsenquêtes.

• Voor managementrapportering, zoals audits, interne controle, data-analyse.

• Om zakelijke archieven bij te houden voor wettelijke, administratieve en auditdoeleinden.

• Voor marketingdoeleinden: wij kunnen uw gegevens gebruiken om contact met u op te nemen, over nieuwe aanbiedingen of diensten en bijzondere aanbiedingen waarvan wij denken dat u ze waardevol vindt, of om u marketingberichten of nieuwsbrieven te sturen. Wij kunnen uw klantenprofiel en voorkeuren analyseren en marketingcampagnes over meerdere kanalen voeren via geautomatiseerde tools, contact met u opnemen via sms, e-mail of u brochures sturen.

• Voor tevredenheidsenquêtes bij klanten/bestuurders op grond van doelgerichte marketingtools en analyses kunnen wij u kwalitatieve enquêtes sturen voor onze producten en diensten. 

• Voor websites, cookies & occasionele nieuwsbrieven: wij kunnen gegevens verzamelen via cookies om onze knowhow te vergroten en uw surfervaring merkbaar te verbeteren door uw voorkeuren en parameters op te slaan om u tijd te besparen (zoals taalvoorkeuren), het inloggen te vergemakkelijken, fraude tegen te gaan en de prestaties van onze website en diensten te analyseren. Ook kunnen wij u occasioneel berichten omtrent evenementen of communicatie waarvan van van oordeel zijn dat deze relevant zijn voor u, de gebruiker van het platform. Het gaat bv. om nieuwe regelgeving of de ?Open Kotdagen?.

Deze gegevens helpen ons onze website te verbeteren en beter te begrijpen naar welke producten en diensten uw voorkeur zou uitgaan.

Daarnaast gebruiken we cookies voor internetanalyses om de activiteit van de website te meten en na te gaan welke zones van de website het vaakst worden bezocht.

Hoewel we functionele cookies kunnen installeren om uw bezoek aan onze website te vergemakkelijken, kunt u uw voorkeuren uiten betreffende cookies die worden gebruikt voor gedragsgestuurde reclame. Dit kan via de opties voor de privacy-instellingen van uw browser, die functies zouden moeten bevatten om te voorkomen dat gegevens worden opgeslagen op de terminal of dat de reeds op die terminal opgeslagen gegevens worden verwerkt, tenzij u de functie inschakelt die deze opslag of verwerking toelaat. 

Raadpleeg onze Cookie Policy op onze website voor meer informatie.

• Voor profilering: om uw interesses en bekommernissen beter te begrijpen kunnen wij uw persoonsgegevens gebruiken om onze website en diensten te verbeteren, uw ervaring bij ons aan te passen en onze marketingactiviteiten op maat van uw behoeften en interesses te maken. 

 

1. Op welke grond verwerken wij uw persoonsgegevens?

 Brik en PLE verwerken uw persoonsgegevens desgevallend op de volgende rechtmatige gronden:

• de uitvoering of voorbereiding van uw overeenkomst met  Brik en PLE ;

• uw voorafgaande en geïnformeerde toestemming, indien nodig;

• het nakomen van onze wettelijke verplichtingen ;

• de rechtmatige belangen van  Brik, PLE of een derde, voor zover deze belangen de overhand hebben over uw belangen en fundamentele rechten en vrijheden, zoals, desgevallend, voor grondig onderzoek van de tegenpartij, om u nuttige informatie te verschaffen enz.

 

1. Met wie delen wij uw persoonsgegevens? 

In principe zullen uw gegevens louter intern door  Brik en PLE (en eventuele verbonden vennootschappen of rechtsopvolgers) worden behandeld. Hierbij wordt desgevallend gebruik gemaakt van software van derden. Uw gegevens worden in geen geval verkocht aan derde personen. Brik en PLE garanderen dat iedere verwerking die door of voor haar door een verwerker geschiedt conform de geldende regelgeving zal gebeuren.

Om onze diensten aan te bieden en tevens optimaal te houden, moeten wij soms beroep doen op bepaalde externe partijen. Wij beperken het verstrekken van uw persoonsgegevens tot de volgende categorieën van ontvangers: 

• Intern personeel van  Brik en PLE
• Onze dienstverleners zoals: 
  • Internet omgeving (hosting website); 
  • IT-infrastructuur (servers, CRM, mailservice edm.);
  • ISP en telefonie aanbieders;
  • Platformbeheer en data-analyse m.o.o. werking en digitale strategie platform;
  • Software-ontwikkelaars en beheerders;

 

Aangezien deze externe partijen in aanraking kunnen komen met persoonsgegevens sluiten Brik en PLE steeds de nodige verwerkersovereenkomsten met dergelijke externe partijen af teneinde een adequate bescherming van de persoonsgegevens te kunnen verzekeren. 

 

• Overheden wanneer dat wettelijk verplicht is, zoals in een antwoord op een dagvaarding, met inbegrip van ordehandhavingsdiensten en rechtbanken, enz.;

Wij begrijpen dat u niet wilt dat wij uw persoonsgegevens zonder uw toestemming rechtstreeks verstrekken aan derden voor hun eigen marketingdoeleinden.

Opgelet: wij kunnen ook persoonsgegevens over u gebruiken en verstrekken die niet persoonlijk identificeerbaar zijn, d.w.z. gegevens in geaggregeerde vorm die u niet langer identificeren. 

1. Hoe worden uw persoonsgegevens opgeslagen en doorgegeven?

 Brik en PLE streven ernaar ervoor te zorgen dat uw persoonsgegevens: 

 

• worden beschermd tegen onopzettelijke of opzettelijke vernietiging / verlies; 

• naar behoren worden gebruikt en 

• niet toegankelijk zijn voor onbevoegden. 

 

Alle informatie die u ons verschaft, wordt opgeslagen op onze beveiligde servers. Uw persoonsgegevens worden opgeslagen in onze databases of in de database van onze dienstverleners. 

 

1. Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Wij bewaren uw persoonsgegevens doorgaans zo lang als nodig voor de doeleinden beschreven in titel 6 van dit Gegevensbeschermingsbeleid, of overeenkomstig de relevante geldende wetten. Wij zullen uw persoonsgegevens niet langer bewaren dan strikt noodzakelijk om de doelen te realiseren waarvoor de gegevens werden verzameld. 

 Brik en PLE zullen uw gegevens dan ook bewaren zolang u van het MyKot-platform gebruik maakt en hierop geregistreerd bent. U kunt uw account op het  MyKot-platform op ieder moment verwijderen. In dit geval zullen uw persoonsgegevens nog maximaal gedurende één maand worden bewaard, behoudens in voorkomend geval het MyKot-platform hiertoe wettelijk worden verplicht. Na deze periode zullen alle persoonsgegevens worden verwijderd.

Wij bewaren uw persoonsgegevens bijvoorbeeld zolang het nodig is om de wettelijke verplichtingen van  Brik en PLE na te komen. 

In geval van een geschil, kunnen wij uw persoonsgegevens bewaren tot volledige afhandeling van het geschil. Vervolgens zullen wij ze wissen of archiveren volgens de toepasselijke wetgeving.

 

1. Hoe garanderen wij de veiligheid en integriteit van uw persoonlijke gegevens?

Wij beschermen uw gegevens door middel van technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen tegen onbedoelde of onwettige vernietiging, onbedoeld verlies of wijziging, onbevoegde openbaarmaking of toegang, en tegen enige andere vorm van onwettige verwerking.

 

Daarnaast controleren Brik en PLE permanent de beveiliging van de persoonsgegevens die binnen hun organisatie worden bewaard en verwerkt. Als verantwoordelijke voor de verwerking verbinden Brik en PLE zich er toe alle nodige technische en organisatorische maatregelen te nemen om te vermijden dat onbevoegde personen toegang krijgen tot de persoonsgegevens die haar werden toevertrouwd. Hiermee tracht zij eveneens het verlies, de vernietiging of de niet toegestane verdeling van deze gegevens te vermijden. 

 

 Brik en PLE gebruiken systemen die regelmatig worden geüpdatet, encryptie van de gegevens toelaten en firewalls bevatten die overeenstemmen met de geldende standaard hieromtrent. Brik en PLE verbinden er zich toe u te informeren omtrent iedere inbreuk op deze Privacy Policy die een ernstige impact op u kan hebben.

 

Wanneer we gegevensverwerking uitbesteden, leggen we contractuele verplichtingen op om uw informatie te beschermen.

 

1. Hoe kunt u uw voorkeuren voor het gebruik van uw persoonsgegevens controleren en uiten?

U kunt een aantal rechten met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens uitoefenen tegenover Brik en PLE, voor zover u deze rechten daadwerkelijk hebt volgens de toepasselijke gegevensbeschermingswetgeving, zoals de GDPR.

Om de rechten uit te oefenen die in dit punt worden uiteengezet, kunt u te allen tijde contact opnemen met de correspondent voor gegevensbescherming van Brik en PLE (zie punt 13) die uw verzoek zal behandelen. 

Verzet. U hebt het recht zich op elk ogenblik te verzetten tegen de verwerking van uw persoonsgegevens op grond van een rechtmatig belang van Brik en PLE, bijvoorbeeld wanneer ze worden gebruikt voor (direct-)marketingdoeleinden, voor profilering om u gerichte reclame te sturen of om uw gegevens te delen met derden of andere entiteiten binnen  Brik en PLE.

Intrekking. Indien u eerder toestemming hebt verleend voor de verwerking van uw persoonsgegevens, kunt u deze toestemming op elk ogenblik intrekken. Dit doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerking op grond van de toestemming vóór de intrekking ervan.

Inzage. U kunt inzage vragen in of een kopie vragen van de persoonsgegevens die we over u bewaren. U kunt ook informatie vragen over de doeleinden van de verwerking, de gegevenscategorieën, de categorieën van ontvangers, de bewaringstermijnen enz.

Overdraagbaarheid. U kunt het recht hebben een kopie te krijgen van alle persoonsgegevens die wij over u bewaren in een compatibel formaat om u in staat te stellen uw recht op gegevensoverdraagbaarheid uit te oefenen.

Beperking. U hebt in de volgende gevallen het recht een beperking te vragen van de verwerking van uw persoonsgegevens:

• gedurende een periode om Brik en PLE in staat te stellen de juistheid van uw persoonsgegevens te controleren indien u de juistheid van uw persoonsgegevens betwist;

• indien de verwerking onwettig is en u het gebruik van uw persoonsgegevens wenst te beperken in plaats van ze te laten wissen;

• indien u wilt dat Brik en PLE uw persoonsgegevens bewaren omdat u dat nodig hebt voor uw verdediging in het kader van juridische eisen;

• indien u zich hebt verzet tegen de verwerking maar Brik en PLE moet controleren of ze rechtmatige gronden hebben voor deze verwerking die voorrang kunnen hebben op uw eigen rechten.

Rectificatie. U kunt ook het recht hebben onjuiste persoonsgegevens te corrigeren en onvolledige persoonsgegevens aan te vullen.

Verwijdering. U kunt in de volgende gevallen het recht hebben te vragen dat uw persoonsgegevens worden gewist: 

• indien uw persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor het doel van de dataverwerking;

• indien u uw toestemming hebt ingetrokken en er geen wettige grond is voor de verwerking;

• indien u zich hebt verzet tegen de verwerking van de gegevens en er geen overheersende rechtmatige grond voor Brik en PLE zijn;

• indien de persoonsgegevens onwettig zijn verwerkt;

• indien de persoonsgegevens moeten worden gewist om een wettelijke verplichting na te komen die van toepassing is op Brik en PLE. 

In geval van verwijdering, nemen wij verantwoorde stappen om andere entiteiten van Brik en PLE die bij de dataverwerking betrokken kunnen zijn, van deze verwijdering op de hoogte te stellen.

Klacht. U hebt ook het recht klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende overheid, indien u bezorgd bent over de voorwaarden voor de verwerking van uw persoonsgegevens door Brik en PLE (de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, contact@apd-gba.be, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be).

1. Met wie moet u contact opnemen indien u vragen hebt of bezorgd bent over de verwerking van uw persoonsgegevens? 

Brik heeft een gemeenschappelijke functionaris voor gegevensverwerking (DPO). Deze functionaris voor gegevensbescherming kunt u bereiken via info@mykot.be

 

PLE heeft een gemeenschappelijke functionaris voor gegevensverwerking (DPO). Deze functionaris voor gegevensbescherming kunt u bereiken via info@mykot.be

Bijgevolg moeten alle vragen, klachten of opmerkingen over dit Gegevensbeschermingsbeleid of onze praktijken op het vlak van gegevensverwerking per e-mail worden verzonden naar het hierboven vermelde e-mailadres.

 

1. Wat gebeurt er wanneer we dit Gegevensbeschermingsbeleid wijzigen? 

Ons Gegevensbeschermingsbeleid kan af en toe wijzigen om veranderingen te weerspiegelen in de manier waarop wij uw persoonsgegevens verwerken. Wij moedigen u aan onze website af en toe te raadplegen om over de meest recente versie van ons Gegevensbeschermingsbeleid te beschikken. Wij brengen u op de hoogte van belangrijke wijzigingen zoals wettelijk vereist. 

U kunt de datum van de laatste herziening van dit Gegevensbeschermingsbeleid controleren aan het begin van dit document.